Tijdens de zesde Zero Accidents Netwerkbijeenkomst op 20 mei 2015 werden tijdens workshops praktijkdilemma’s ingebracht. Eén van die dilemma’s ging over de manier waarop veranderingen vorm krijgen. Dat kan top-down gestuurd worden, of bottom-up, of een combinatie van beide. Maar kunnen we ook ‘radiaal denken’? Oftewel vanuit een cirkel-principe meerdere paden tegelijk bewandelen met daartussen verschillende connecties, zodat ideeën zich als een olievlek verspreiden in plaats via ‘de lijn’?
Het dilemma
‘Bij ons is er top-down sturing, maar de leidinggevende neemt het vakmanschap van de medewerker serieus en luistert naar hem: bottom-up. De medewerker-vakman is vaak wel passief. Veranderingen duren vaak erg lang, alles gaat stap voor stap. Zitten we niet erg vast in dit lineaire denken? Ik vraag me af of we niet efficiënter kunnen communiceren en de veiligheid dan sneller kunnen verbeteren.’
Afbeelding: Simon Cockell
Als informele en non-verbale communicatie meer ruimte krijgen, wordt de invloed vanuit vakmanschap sterker. Werken aan veiligheid wordt dan minder bepaald door lineaire processen, maar meer door de ervaringen van vakmensen. Zij kunnen dat soepel in praktijk brengen en hun collega’s ‘aansteken’. Zo’n olievlekwerking is niet lineair, maar radiaal. En let op: leidinggeven(de) is ook een vak(man)!
De workshop-deelnemers bespraken deze casus en kwamen met veel suggesties om het vakmanschap van de medewerker én van de leidinggevende de ruimte te geven. Een goede combinatie van top-down en bottom-up sturing werd benadrukt. Maar ‘radiaal denken’ vraagt om meer, zoals ruime bevoegdheden laag in de organisatie en een cultuur van openheid en aanspreken.
Voorbeelden en suggesties
De workshop-deelnemers hebben dit onderwerp van allerlei kanten belicht en besproken. Een aantal voorbeelden en gedachten werden veel genoemd:
- Leiding geven is ook een vak. Dat geldt voor de teamleider, maar ook voor de directeur. De kunst is om vertrouwen te geven aan de medewerkers, dat ook uit te stralen en de vakman serieus te nemen. De goede prioriteiten stellen, uitstralen wat je belangrijk vindt, en daarbij aansluiten op de werkvloer: de leidinggevende als vakman in zijn vak!
- Vertrouwen in vakmensen blijkt ook uit ruime bevoegdheden voor de medewerkers en lagere leidinggevenden. Eigenaar van een probleem of verbeteridee is de vakman zélf, maar dan mag hij ook actie ondernemen om het te regelen en anderen daarin mee te nemen. Dit sluit prima aan bij ‘Radiaal denken’!
- Een directie moet zichtbaar zijn, en niet alleen op papier. Denk eens aan de “Directie on Tour”: bezoek de medewerkers (de vakmensen) regelmatig, toon werkelijke interesse (geen toneelspel), laat merken dat veiligheid belangrijk is, luister serieus en doe daar iets mee. Nog mooier: koppel daarna terug wat met zo’n bezoek gedaan wordt ten behoeve van de medewerkers.
- Belonen van goed gedrag is een bekende stimulans. Als een vakman verantwoordelijkheid en initiatief neemt om zaken te verbeteren, is dat óók goed gedrag. Het is belangrijk dat goed te zien, omdat dat meestal niet het primaire werk van de vakman is.
- De echte ideeën voor verbetering komen vanuit degenen die er het eerst mee te maken hebben. Als het bijvoorbeeld gaat om veiligheid op de werkvloer of efficiënte manieren van werken, is dat dus de vakman. Leidinggevenden kunnen goede ideeën stimuleren, verspreiden, vastleggen. Maar de echte creativiteit begint bij het vakmanschap.
- Een gezonde aanspreekcultuur is belangrijk, maar er is ook een aanspreekpunt nodig als het om bredere zaken gaat. Voor vakmensen is dat de teamleider. Hij kent de praktijk en ondersteunt zijn mensen. Hij heeft veel bevoegdheden om beslissingen te nemen (zie boven). Als het om veiligheid gaat, ondersteunt de HSE-afdeling hem maximaal: zij nemen (vaak administratief) werk uit handen en ‘ontzorgen’ de teamleider.
- Dan nog een aanbeveling voor de leidinggevende: voorkom agendadruk, geef aandacht, straal rust uit! Geef binnen korte tijd (24 of 48 uur bijvoorbeeld) een reactie op suggesties en ideeën van vakmensen. Zie erop toe dat die actief geëvalueerd en waar mogelijk uitgevoerd worden. Dan laat je zien dat je een hoge prioriteit geeft aan de medewerkers. Dat stimuleert hen om een actieve en creatieve inbreng te hebben in de organisatie. En de leidinggevende houdt zo goed zicht op het reilen en zeilen op de werkvloer.